Hoje vamos falar dos serviços prestados por um cerimonial, que tem papel essencial nos eventos! Muitas pessoas dão conta de fazer sozinhas as ações de um evento, porém terminam os mesmos sobrecarregados, cansados, sem aproveitarem a própria festa. Fora isso, quando a pessoa sai para se arrumar para o evento, depois de ter montado tudo, pode correr o risco de acontecer o que passamos no evento da última sexta-feira: ligamos para o buffet, 14h, para saber se eles estavam chegando e ela nos informou que o casamento seria no dia 27/07/2013, sábado, sendo que era na sexta!!!! A Arlene, do buffet La Belle, de Passatempo/MG, contratada para esse casamento, se virou e cumpriu tudo (e mais) que prometeu para os noivos! Isso é competência e honestidade! Se não fosse o cerimonial, para avisar sobre a chegada deles, o buffet não teria aparecido! E esse é, sem dúvida, um dos papéis essenciais do cerimonial! Veja abaixo mais ações de nossa responsabilidade:
No pré-evento e no trans-evento:
- Orientação para todos os contratos faltando quinze dias para o evento;
- Direcionamento sobre o pagamento de taxas e tributos necessários para a realização do evento como o ECAD, exemplificativamente;
- Recebimento das cópias de todos os contratos quinze dias antes;
- Contatos com todos os fornecedores dez dias antes do evento, para confirmar o material contratado, data e horário da montagem para a realização da recepção e confirmação das informações;
- Elaboração do check list e roteiros;
- Ensaio das formalidades com os noivos sete dias antes;
- Garantia do cumprimento de todas as exigências do cliente para o evento;
- Vistoria prévia do local do evento;
- Reserva dos lugares para noivos e quem mais eles indicarem;
- Apoio ao recebimento de convidados e presentes dos noivos;
- Apoio durante todo o evento;
- Assessoria aos noivos;
- Supervisão de pontualidade e cumprimento de contratos pelos fornecedores envolvidos nos eventos;
- Vistoria do local: limpeza, iluminação, funcionamento das instalações, com atenção a qualquer item que possa importar em despesa para o contratante após o evento;
- Recebimento, conferência e coordenação geral antes, durante e após o evento dos serviços de buffet e copa;
- Recebimento da decoração, som e demais fornecedores e completa conferência dos itens contratados pelo cliente;
- Recepção de convidados;
- Recolhimento, identificação e guarda de presentes, entregues ao cerimonial;
- Acompanhamento de toda a montagem do evento;
- Conferência e confirmação de todos os serviços;
- Condução de noivos e familiares para mesas reservadas (se houver);
- Organização de toda a cronologia do evento;
- Organização dos momentos especiais de entrada, valsa, brinde, corte simbólico de bolo, cumprimentos, jogada do bouquet;
- Controle de horas-extras de banda, buffet e demais serviços;
- Acomodação e auxílio aos convidados durante todo o evento;
- Coordenação Geral de todos os serviços;
- Distribuição de lembrancinhas, caso haja.
No pós-evento:
- Supervisão de desmontagem;
- Conferência de quebras e danos;
- Conferência do número de convidados junto ao buffet;
- Vistoria e entrega do salão;
- Colocação de todas as sobras de alimentos, bebidas e pertences pessoais no carro dos noivos ou de quem o cliente determinar;
- Conferência geral da decoração para verificação de alguma perda aparente;
- Fechamento do evento (extras, quebras, hora-extra, etc);
- Informação dos fatos relevantes do evento a um responsável designado pelos noivos;
- Envio de relatório final aos aniversariantes ou responsável, por meio de um book de prestação de contas, caso o cliente solicite.
Para organizar um evento, temos uma equipe preparada, de recepcionistas!
Não se engane: o valor que paga para nós, vale sua tranquilidade, conforto e diversão!
Veja em fotos, abaixo, nosso trabalho efetivo em um casamento, para se ter uma ideia!
(fotos: Em cena - Leonardo)
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